Головне управління статистики
у Чернігівській області

ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Наказ Головного управління

статистики у Чернігівській області 

12 серпня 2024 року № 40

 

(у редакції наказу Головного

управління статистики

у Чернігівській області 

30 грудня 2025 року № 70)

 

 

ПОРЯДОК
обробки персональних даних

у Головному управлінні статистики у Чернігівській області

 

I. Загальні положення

 

1. Цей Порядок визначає загальні вимоги до обробки та захисту персональних даних, що обробляються в Головному управлінні статистики у Чернігівській області (далі – ГУС у Чернігівській області), у тому числі в інформаційно-комунікаційних системах.

2. Цей Порядок є обов’язковим до виконання працівниками ГУС у Чернігівській області, які мають доступ до персональних даних та обробляють персональні дані, володільцем яких є Державна служба статистики України (далі – Держстат), у межах виконання ними своїх повноважень.

3. Терміни в цьому Порядку вживаються в значенні, наведеному в законах України “Про захист персональних даних”, “Про офіційну статистику”,  “Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах”.

 

II. Вимоги до обробки персональних даних

 

1. Обробка персональних даних здійснюється з метою:

реалізації основних завдань і функцій ГУС у Чернігівській області, що належать до його компетенції;

підготовки відповідно до законодавства статистичної, адміністративної та іншої службової інформації з питань, що належать до компетенції ГУС у Чернігівській області;

забезпечення проходження державної служби та трудових відносин, управління персоналом ГУС у Чернігівській області;

забезпечення права особи на доступ до публічної інформації, звернення до органів державної влади.

2. Обробка персональних даних у ГУС у Чернігівській області здійснюється з підстав, визначених пунктами 2 і 5 частини першої статті 11 Закону України “Про захист персональних даних” (далі – Закон).

3. До осіб, які мають доступ до персональних даних належать працівники ГУС у Чернігівській області.

4. ГУС у Чернігівській області обробляються такі персональні дані:

1) працівників ГУС у Чернігівській області; кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється ГУС у Чернігівській області:

реквізити паспортного документа особи (серія (за наявності), номер, дата

видачі паспорта громадянина України, назва уповноваженого суб’єкта, що

видав документ, строк дії (за наявності));

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

військово-облікові дані;

біографічні дані;

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання 

(перебування) та про фактичне місце проживання;

відомості про засоби зв’язку;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена

законодавством;

2) надані особами, які звертаються до ГУС у Чернігівській області в порядку, визначеному законами України “Про звернення громадян” та “Про доступ до публічної інформації”, Положенням про порядок і умови користування даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, затвердженим наказом Держкомстату України від 28  листопада 2005 р. № 386 (зі змінами) (далі – Положення про порядок і умови користування даними ЄДРПОУ): прізвище, власне ім'я, по батькові (за наявності);

місце проживання;

відомості про наявність пільг, які є підставою для першочергового

розгляду звернення, засоби зв'язку;

інші дані, які особа добровільно, за власним бажанням, надає про себе;  

3) представників домогосподарств Чернігівської області, що беруть участь

у вибірковому обстеженні бюджетів домогосподарств, а саме адреса проживання, прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності), розмір фактичних виплат;

4) керівників юридичних осіб та відокремлених підрозділів юридичних осіб: прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності).

5. Збирання персональних даних працівників ГУС у Чернігівській області здійснюється шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема про державну службу та працю. Такі персональні дані накопичуються в паперовій та електронній формах.

6. Збирання персональних даних кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється ГУС у Чернігівській області, здійснюється шляхом надання ними відповідних документів, визначених законодавством, зокрема про державну службу та працю. Такі персональні дані накопичуються в паперовій формі.

7. Служба управління персоналом під час збору персональних даних повідомляє працівників про володільця персональних даних, склад, зміст та мету збору персональних даних, можливість їх передачі третім особам, а також права, передбачені Законом, за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку.

8. Персональні дані осіб, які звертаються до ГУС у Чернігівській області у порядку, визначеному законами України “Про звернення громадян”, “Про доступ до публічної інформації”, Положенням про порядок і умови користування даними ЄДРПОУ, збираються шляхом використання відомостей про таких осіб, зазначених ними у зверненнях та запитах на інформацію.

Накопичення персональних даних зазначеної категорії суб’єктів здійснюється за допомогою системи електронного документообігу “Megapolis.DocNet”.

9. Персональні дані осіб-представників домогосподарств, які отримуватимуть кошти за участь домогосподарств в обстеженні бюджетів домогосподарств, збираються від них у паперовій формі після отримання згоди кожного суб’єкта персональних даних на обробку його персональних даних. Фахівці з інтерв’ювання підрозділу, що організовує проведення вибіркових обстежень населення, під час збору персональних даних письмово повідомляють суб'єктів персональних даних про володільця персональних даних, склад, зміст та мету збору персональних даних, можливість їх передачі третім особам, а також права, передбачені Законом.

10. Персональні дані керівників юридичних осіб та відокремлених підрозділів юридичних осіб містяться в базі даних Реєстру статистичних одиниць (РСО), який зареєстровано в Державному реєстрі баз персональних даних.

Ведення РСО здійснюється відповідно до Методологічних положень державного статистичного спостереження “Реєстр статистичних одиниць”, РСО складається із Статистичного реєстру підприємств (СРП) і Статистичного реєстру фізичних осіб-підприємців, кожен з яких поділяється на адміністративну та статистичну.

Згідно з методологічними положеннями територіальні органи Держстату, зокрема ГУС у Чернігівській області, здійснюють ведення адміністративної частини СРП – Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України (ЄДРПОУ) в електронній формі.

Ведення ЄДРПОУ регулюється Положенням   про   Єдиний   державний   реєстр підприємств та організацій України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22 січня 1996 р. № 118 (зі змінами). Відповідно до цього положення підставою для внесення до ЄДРПОУ або виключення з нього даних щодо суб’єктів, а також унесення змін до ЄДРПОУ є надходження з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР) до органу державної статистики інформації про вчинення реєстраційних дій, передбачених Законом України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань”.

Отримання даних з ЄДР регулюється Порядком інформаційної взаємодії між Єдиним державним реєстром юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців та інформаційними системами Державної служби статистики України, який затверджено спільним наказом Міністерства юстиції України та Міністерства економічного розвитку і торгівлі України  від 28 вересня 2015 р. № 1834/5/1212.

Надання на запити користувачів відомостей з ЄДРПОУ регламентується Положенням про порядок і умови користування даними ЄДРПОУ, яким не передбачено поширення персональних даних про керівників юридичних осіб та відокремлених підрозділів юридичних осіб.

Відповідно до статті 11 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань” відомості, що містяться в ЄДР, є відкритими і загальнодоступними (крім реєстраційних номерів облікових карток платників податків та паспортних даних). Згідно з постановою Кабінету Міністрів України “Про затвердження Положення про набори даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних” від 21 жовтня 2015 р. № 835 ЄДР включений до переліку даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних, тобто у форматі, що дозволяє автоматизоване оброблення даних електронними засобами, вільний та безоплатний доступ до них, а також їх подальше використання.

Обробка вищезазначених персональних даних в ЄДРПОУ здійснюється без отримання згоди від суб’єкта персональних даних на їх обробку.

11. Персональні дані обробляються в строк не більше, ніж це необхідно відповідно до мети їх обробки, якщо інше не передбачено законодавством.

12. Персональні дані працівників та кандидатів на зайняття вакантних посад, призначення на які здійснюється ГУС у Чернігівській області, зберігаються в строк, визначений законодавством про державну службу, працю.

13. Персональні дані осіб, які звертаються до ГУС у Чернігівській області

у порядку, визначеному законами України “Про звернення громадян”, “Про доступ до публічної інформації”, Положенням про порядок і умови користування даними ЄДРПОУ зберігаються протягом 5 років з дати звернення.

14. Персональні дані щодо осіб (представників домогосподарств, що беруть участь у вибірковому обстеженні бюджетів домогосподарств), які отримали виплату коштів за ведення домогосподарствами записів доходів, витрат та надання інших відомостей мають термін зберігання 5 років та зберігаються в паперовій формі в підрозділі, який виконує функції фінансово-бухгалтерської служби.

15. Збирання персональних даних є складовою процесу їх обробки, що передбачає дії з підбору чи впорядкування відомостей про фізичну особу.

У разі виявлення відомостей про суб’єкта персональних даних, які не відповідають дійсності, такі відомості мають бути невідкладно змінені або знищені.

16. Зміни до персональних даних вносяться на підставі:

вмотивованої письмової вимоги суб'єкта персональних даних;

зверненням інших суб’єктів відносин, пов’язаних із персональними даними, якщо на це є згода суб’єкта персональних даних;

припису Уповноваженого або визначених ним посадових осіб Секретаріату Уповноваженого чи за рішенням суду, що набрало законної сили.

Зміна персональних даних, які не відповідають дійсності, проводиться невідкладно з моменту встановлення невідповідності.

17. Персональні дані, строк зберігання яких закінчився або необхідність у їх обробці відпала, підлягають видаленню або знищенню способом, що виключає можливість їх подальшого відновлення.

Знищення персональних даних здійснюється після проведення експертизи цінності документів та затвердження акта про вилучення для знищення документів у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства в Головному управлінні статистики у Чернігівській області, затвердженою наказом Головного управління статистики у Чернігівській області від 30 грудня 2021 року № 99 (у редакції наказу Головного управління статистики у Чернігівській області від 04 липня 2025 року №33).

Знищення документів у паперовій формі, що містять персональні дані, здійснюється шляхом передачі підприємствам з утилізації макулатури за умови попереднього подрібнення.

Забороняється викидання документів з персональними даними.

Видалення електронних документів, що містять персональні дані, здійснюється із застосуванням технічних заходів, які унеможливлюють їх відновлення, зокрема видалення документів із системи електронного документообігу з очищенням кошика/архіву; видалення файлів із локальних носіїв із подальшим очищенням кошика.

Факт знищення персональних даних підтверджується актом про вилучення для знищення документів або відміткою в системі електронного документообігу.

18. Особисті немайнові права на персональні дані, які має кожна фізична особа, є невід'ємними і непорушними.

19. Безпосередня організація роботи, пов'язаної з обробкою та захистом персональних даних у структурних підрозділах ГУС у Чернігівській області, (далі – структурні підрозділи), покладається на їх керівників.

20. Керівники структурних підрозділів, у межах своїх повноважень, забезпечують:

контроль за виконанням встановлених законодавством вимог із забезпечення захисту персональних даних;

збереженість персональних даних, обмеженість доступу до них інших осіб;

організацію обробки персональних даних працівниками відповідного структурного підрозділу відповідно до службових обов'язків в обсязі, необхідному для виконання таких обов'язків та доручень керівництва ГУС у Чернігівській області;

контроль за виконанням вимог цього Порядку.

21. Персональні дані, щодо яких встановлено особливі вимоги обробки, обробляються з урахуванням статті 7 Закону.

Про здійснення будь-яких видів обробки персональних даних, які становлять особливий ризик для прав і свобод суб'єктів персональних даних, ГУС у Чернігівській області повідомляє Уповноваженого в порядку, визначеному законодавством.

22. Поширення персональних даних без згоди суб'єкта персональних даних або уповноваженої ним особи дозволяється у випадках, визначених Законом, і лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

23. Суб’єкт персональних даних має право на одержання від ГУС у Чернігівській області будь-яких відомостей про себе без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених Законом.

24. Доступ до персональних даних третіх осіб здійснюється відповідно до вимог законодавства.

Передача персональних даних допускається лише у випадках, коли така передача є необхідною для виконання повноважень ГУС у Чернігівській області або прямо передбачена законодавством.

Передача персональних даних без законних підстав забороняється.

Передача персональних даних третім особам здійснюється у разі:

отримання письмової згоди суб’єкта персональних даних;

необхідності виконання покладених на ГУС у Чернігівській області повноважень;

виконання вимог законодавства;

надходження запиту органу державної влади в межах його компетенції;

виконання судового рішення;

проведення перевірок контролюючими органами;

передачі документів на архівне зберігання;

інших випадків, передбачених законодавством.

Передача персональних даних здійснюється лише в обсязі, необхідному для досягнення визначеної мети.

ГУС у Чернігівській області може передавати персональні дані таким третім особам у межах їх повноважень та лише у разі наявності законних підстав:

органам державної влади;

органам місцевого самоврядування;

судам;

правоохоронним органам;

державним архівним установам;

іншим підприємствам, установам та організаціям у випадках, передбачених законодавством або за згодою суб’єкта персональних даних.

Передача персональних даних здійснюється на підставі письмового запиту шляхом надання паперових копій документів, через систему електронного документообігу або захищені інформаційно-телекомунікаційні системи.

Рішення про передачу персональних даних у кожному конкретному випадку приймається посадовою особою, до повноважень якої належить вирішення відповідного питання, з урахуванням мети передачі персональних даних та вимог законодавства, а саме начальником ГУС у Чернігівській області, заступниками начальника ГУС у Чернігівській області  відповідно до розподілу функціональних повноважень, за погодженням із відповідальною особою за організацію роботи із захисту персональних даних – у частині контролю за додержанням вимог законодавства про захист персональних даних.

Факт передачі персональних даних підлягає обов’язковій фіксації шляхом реєстрації документа в системі електронного документообігу, оформлення описів та актів при передачі до архіву.

Забороняється передавати персональні дані без визначеної мети, без законної підстави, неуповноваженим особам, через незахищені канали зв’язку.

 

III. Захист персональних даних

 

1. ГУС у Чернігівській області вживає заходів щодо забезпечення захисту персональних даних на всіх етапах їхньої обробки, зокрема за допомогою організаційних та технічних заходів, спрямованих на запобігання їх випадковій втраті, знищенню, витоку, незаконній обробці, у тому числі незаконному знищенню чи доступу до персональних даних.

2. ГУС у Чернігівській області визначає рівень доступу працівників до персональних даних. Кожен із працівників користується доступом лише до тих персональних даних (їх частини) особи, які необхідні йому у зв'язку з виконанням своїх професійних, службових обов'язків.

3. Обробка персональних даних в інформаційній системі органів державної статистики та  інформаційно-комунікаційних системах ГУС у Чернігівській області здійснюється відповідно до законодавства у сфері захисту інформації в інформаційно-комунікаційних системах.

4. Працівники, які мають доступ до персональних даних, дають письмове зобов'язання про їх нерозголошення за формою, згідно з додатком 2 до цього Порядку.

Датою надання доступу до персональних даних вважається дата надання зобов'язання відповідним працівником.

Зобов'язання про нерозголошення персональних даних реєструються в Журналі реєстрації зобов'язань про нерозголошення персональних даних за формою, згідно з додатком 3 до цього Порядку, що ведеться службою управління персоналом як форма обліку працівників, які мають доступ до персональних даних.

5. Датою позбавлення права доступу до персональних даних вважається дата звільнення працівника, дата переведення на посаду, виконання обов’язків на якій не пов’язане з обробкою персональних даних.

Працівник, який має доступ до персональних даних, у разі наявності в нього на виконанні документів, що містять персональні дані, зобов'язаний до дня звільнення з посади (переведення на іншу посаду) передати їх іншому працівнику, який має доступ до персональних даних, визначеному відповідним керівником.

6. Персональні дані обробляються в спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

Працівники, які відповідно до посадових обов’язків здійснюють обробку персональних даних у відповідних інформаційних та інформаційно-комунікаційних системах, допускаються до обробки лише після їх авторизації в цих системах.

7. Облік операцій, пов'язаних із обробкою персональних даних, що містяться в картотеках, здійснюється відповідно до законодавства в журналі обліку операцій, пов’язаних з обробкою персональних даних і доступом до них, за формою згідно з додатком 4 до цього Порядку.

8. Облік операцій, пов’язаних з обробкою персональних даних в інформаційних та інформаційно-комунікаційних системах ГУС у Чернігівській області,  здійснюється автоматично.

9. Факти порушень процесу обробки та захисту персональних даних підлягають документальній фіксації відповідальною особою за організацію роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці в ГУС у Чернігівській області.

10. З метою забезпечення безпеки обробки персональних даних впроваджуються спеціальні технічні заходи захисту, у тому числі щодо виключення можливості несанкціонованого доступу до персональних даних в інформаційних та інформаційно-комунікаційних системах ГУС у Чернігівській області, в яких здійснюється їх обробка. Зокрема, в інформаційних системах забезпечується антивірусний захист, використання технічних засобів безперебійного живлення елементів інформаційної системи, резервного копіювання критично важливої інформації та застосування засобів контролю доступу до інформаційних ресурсів ГУС у Чернігівській області.

 

 

Заступник начальника

Головного управління статистики

у Чернігівській області                                                                           Тетяна КОЗАР

 

 

 

 

 

Додаток 1

до Порядку обробки персональних даних                             

у  Головному управлінні статистики

у Чернігівській області

(пункт 7 розділу IІ)

 

ПОВІДОМЛЕННЯ
про права, визначені законодавством у сфері захисту персональних даних, мету обробки персональних даних та осіб, яким передаються дані

 

Керуючись статтею 12 Закону України “Про захист персональних даних” (далі – Закон), повідомляємо Вам, що Головне управління статистики у Чернігівській області в установленому законодавством порядку проводить обробку наданих Вами персональних даних, володільцем яких є Державна служба статистики України:

реквізити паспортного документа особи (серія (за наявності), номер, дата

видачі паспорта громадянина України, назва уповноваженого суб’єкта, що

видав документ, строк дії (за наявності));

прізвище, власне ім’я, по батькові (за наявності);

реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);

військово-облікові дані;

біографічні дані;

відомості про освіту, наявність спеціальних знань або підготовки;

відомості про трудову діяльність;

відомості про ділові та особисті якості;

відомості про сімейний стан та склад сім’ї;

відомості про задеклароване/зареєстроване місце проживання 

(перебування) та про фактичне місце проживання;

відомості про засоби зв’язку;

відомості про наявність прав на пільги та компенсації;

фотографічні зображення;

інші персональні дані, необхідність обробки яких визначена

законодавством.

Метою обробки (у т.ч. збирання) персональних даних є забезпечення реалізації проходження служби/трудових відносин, соціально-економічних відносин, відносин у сфері управління персоналом, військового обліку, відносин у сфері податкового обліку, підготовки статистичної та іншої інформації відповідно до законодавства.

Відповідно до статті 8 Закону України “Про захист персональних даних” суб’єкт персональних даних має право:

знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження володільця чи розпорядника персональних даних або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, установлених законом;

отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються персональні дані;

на доступ до своїх персональних даних;

отримувати не пізніш як за 30 календарних днів із дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи обробляються Ваші персональні дані, а також отримувати зміст таких персональних даних;

пред’являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;

пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;

на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;

звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду;

застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;

знати механізм автоматичної обробки персональних даних;

на захист від автоматизованого рішення, яке має правові наслідки.

На підставі частини 2 статті 14 Закону Ваші персональні дані можуть передаватись у випадках, визначених законом, зокрема до органів Державної податкової служби, Пенсійного фонду, Державної служби зайнятості, інших органів державної влади і місцевого самоврядування, банківських установ, що надають послуги ГУС у Чернігівській області в рамках зарплатного карткового проекту, та лише (якщо це необхідно) в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 2

до Порядку обробки персональних даних

у  Головному управлінні статистики

у Чернігівській області

(пункт 4 розділу IІІ)

 

 

 

Зобов’язання

про нерозголошення персональних даних

 

Я,   ____________________________________________________________________________

                                                             ^{(прізвище, власне ім’я, по батькові, посада)}

^{_______________________________________________________________________________}

відповідно до статті 10 Закону України “Про захист персональних даних” зобов’язуюсь не розголошувати у будь-який спосіб персональні дані, які мені довірено або які стали мені відомі у зв’язку з виконанням службових (трудових) обов’язків, крім випадків, передбачених законом.

Підтверджую, що зобов’язання буде чинним після припинення мною діяльності, пов’язаною з обробкою персональних даних, крім випадків, установлених законом.

 

«___» __________ 20___ року                                   ____________________

                                                                                                                                    ^{(підпис)}

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3

до Порядку обробки персональних

даних у  Головному управлінні статистики

 у Чернігівській області

(пункт 4 розділу ІIІ)

 

 

ЖУРНАЛ

реєстрації зобов'язань про нерозголошення персональних даних

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 4

до Порядку обробки персональних

даних у  Головному управлінні статистики

 у Чернігівській області

(пункт 7 розділу ІIІ)

 

 

 

ЖУРНАЛ

обліку операцій, пов’язаних з обробкою

персональних даних і доступом до них

____________________________________________________

(назва структурного підрозділу)